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香港赛马会文档管理与机关文秘人员素养之我见

发布日期:2019-11-07 13:59   来源:未知   阅读:

  摘要:机关文秘人员在各个党政部门以及事业范围都发挥着重要作用。如今,我国社会主义进程的不断推进,使得相当一部分机关部门成立了档案管理机制,以便于档案资料的存储。档案工作看似简单,但实际的操作过程中,内容十分丰富,对机关单位有着重要意义,一般很多机关单位会将文档管理的工作交代给文秘人员,这就对文秘人员的素质提出了较高要求。因此,本文将结合实际,展开对文档管理与机关文秘人员素养的研究,希望对今后机关文秘工作起到参考价值。

  机关文秘人员作为党政部门以及事业单位的必备工作人员,文秘工作不仅仅是一种负责收发、抄写职务的工作人员,其还具有一定的服务性质和其他工作职能,工作内容还包括领导的参谋、文档管理工作等。经济发展迅猛的当前社会,我国很多中小机关单位有开始有了自己的文档管理工作,以便于完善单位制度。机关单位的文档有着重要价值,其存储质量很大程度上取决于文秘工作者或文档管理工作者的素养。对于文秘来说,文档管理牵涉内容复杂,如何做好文档管理是文秘工作中的一项难题,做好文档管理工作能促进机关资料完善,制度合理。为此,本文将从文档管理与文字秘书的素质关系,谈谈看法。

  由于我国的机关设置问题,大多数机关单位的文秘作者文档管理工作,因此文秘工作人员需要有着德行兼备的素质,有优秀的管理品质。例如在会议的记录与文稿的撰写上。文秘会负责对会议内容、来访者以及领导的讲话做相关记录,工作内容还包括了起草文书等,有时候是领导将资料发给文字秘书进行修订。因此文秘应该要做到理解领导要求,将指示呈现到文改中给领导批示,以便于文稿能生动具体的反应出领导的真实想法,使群众明白领导意图。除此之外,文秘还需要有良好的知识结构与能力,除了要拥有丰富的理论知识外,还要有基础实践知识,对基层工作有一定了解,深度调研现状,确保自身达到了德才兼备的素质,能做到为领导提供准确的材料和及时的反馈。

  文秘承担着文书档案管理的工作,具体的档案管理方面,文秘需要有一定的责任意识,保证在管理过程中坚持科学管理、统一管理,保障信息安全。在档案的调取上,还要有规划,确保档案使用时能方便利用。文档管理的具体内容包括信息收集、统计以及档案信息的利用,各项具体工作内容间有着内部联系,其中,最常做的就是信息的利用,属于档案管理的中心工作,其他的工作都是围绕着信息利用展开的。所以,文秘工作者要明确工作的服务意识,不仅仅将文档视为研究必备素材,还要将文档看作历史的凭证。一些较小的机关单位,文秘工作不仅包含了对文书文档的管理,一些科技、人事、行政方面的文档管理也包含在内,较小的机关单位对文档的管理有着内容丰富的特点,提高了资料的完整性。但与此同时也加大了文秘的工作任务,所以,文秘要有着坚定的责任意识,处理事情要有耐心与细心以及高度的职业素养,这样才能做好文秘工作。

  前文提到,文秘工作具有服务性质,对内向领导服务,对外向来访人员提供服务。因此文秘工作者有着角色多变、全面性的特征,这就要求文秘工作者除了必备的职业技能之外,还要严格要求自己,不断提供自身的工作效率。机关单位文秘工作者的自我学习意识和修养决定了其能力水平和工作质量高低。文档管理不同于文字秘书工作,虽然两者在业务上有相互联系的地方,但显然文档管理工作对文秘的能力有着不同的要求,因此,文秘要有学习意识,去学习相关的文档管理知识,理解文档资料拥有的价值,在知识能力上用文档管理人员的专业水平要求自己,这样才能兼顾各项事务,促使业务水平和效率的提升。

  由上文可知,文秘的职业素养除了关系着机关单位了业务效率,还关系着单位的文档管理工作的有序进行,所以文秘应该具备良好的职业素养和道德素质,以此,接下来就文秘工作者加强档案管理工作提出一些具体措施:

  机关工作者除了要有随机应变的沟通交流能力,还要在计算机水平与文书编辑上有一定的业务水平,香港赛马会。最为重要的能力体现在文档管理能力。当前,很多文秘工作者缺乏相关的岗前培训,以至于自身的素质得不到提高。因此,首先要加强相关人员在自身修养和工作管理能力方面的培训,不断完善文秘工作中的不足,提高文秘工作者各个方面的管理能力,很多企业领导以为缺乏重视,导致了工作人员出纰漏的现象,这方面要通过培训改善。其次,在职业队伍的建设上,选择合适的人员进行文档管理,对于不合适的人员队伍要及时调整,这样有利于工作效率的提高。最后,文档管理工作人员你还要做好各项工作内容间的协调,避免工作之间的交叉,导致整体工作无法进行,做好协调无非有两个方面,一是各部门之间的工作协调,二是工作人员与领导关系的协调。

  文秘工作者作为领导的参谋与左右手,应该具备极强的事物协调性以及实践性,在档案管理工作中,有较高的文化素养,有利于各项资料的收集。整理工作。例如在会议中,重点事项的抄写、电话记录。对上级命令的传达等。在起草文稿时,文秘工作者要有相应的文化修养,以便于在文稿的起草工作中,能抓住问题核心教学撰写,有时候领导会口头交代一些事物,需要文秘工作者具备相应的素质,能理解领导表述的含义,抓住问题本质协助领导工作的顺利完成。由此可见,一名称职的文秘,不仅要有专业知识、服务能力,还要不断提高自身的文化修养,争取成为一个德才兼备的人,这些都有利于对文档管理工作的妥善完成。大型的机关单位,还要对相关文档信息进行统计和鉴定,想要不断拔高工作能力,文秘工作者需要不断学习进步,使自身成为综合性的管理人才。

  根据我国相关规定可得知,文档管理属于管理的范畴,所以文秘在进行文档管理时,要有科学性信念,工作中体现文档管理的实践性与科学性。其主要表现在文书的收集整理方面,信息的处理关系着文档的合理使用,文档管理体现了整个中心工作的运行,一般,文档、资料都放置于管理室内,管理室有着关系着公司的人事资料等,文档资料中蕴含着丰富的实践经验和历史内容,为今后各项工作的展开有着重要的参考价值。所以,文秘必须保证文档管理的科学性,有序性,避免要取用资料时,出现资料遗失、难以找到,以至于后续工作无法顺利展开的状况。以上种种都对文秘工作者提出了不小的要求,想要做好文档管理工作,管理的科学性是必不可少的基本技能。

  综上所述,机关单位的文秘工作素养与文档管理工作有着必然的联系,作为文秘工作者,应该立足于单位的基本情况,不断提升自己的业务水平,做好单位之间的协调以及上级安排的文档管理工作,改进工作方式,培养创新意识,保证机关单位各项工作的顺利开展。(闫利)

  [1]卢菲.浅论机关文秘人员的工作意识与文档管理[J].东方企业文化,2018(S1):82.

  [3]折艳玲,高慧英.刍议机关文秘人员素质与文档管理工作质量[J].产业与科技论坛,2012,11(09):243.

  [4]任春娟.浅论机关文秘人员的工作意识与文档管理[J].科技创新导报,2008(23):195.

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